سامانه دبیرخانه آنلاین و اتوماسیون مکاتبات سازمانی سروش

سامانه دبیرخانه آنلاین سروش

نرم افزار دبیرخانه چیست؟

لزوم وجود نرم افزار دبیرخانه در سازمان ها:
یکی از واحدهای عملیاتی در شرکتها و سازمانهای بزرگ دبیرخانه است که می‌تواند یک حوزه و دفترکاری مستقل با چندکارمند و مدیر باشد.این بخش مهم مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارد شده یا صادره سازمان را برعهده دارد که اینکار توسط مسئولین دفاتر انجام می‌شود. 
به عبارت دیگر دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی سازمان با مجموعه های خارج از آن است و وظیفه کنترل کیفیت محتوای نامه ها، استفاده از سربرگ های مناسب، شماره‌گذاری صحیح، شیوه‌های ارسال متناسب با مکاتبات، کنترل امضاهای مجاز و رسیدن نامه‌ها به دست گیرندگان را برعهده دارد.
این واحد به ثبت و مدیریت مرسوالت در شرکتها و سازمانهای مختلف می‌پردازد و پاسخگوی ارباب رجوعی است که با سازمان مکاتبه داشته و درنهایت پیگیری نتیجه انجام کارها و ارسال پاسخ به سازمانها و افراد را درقالب نامه‌های صادرشده را برعهده دارد. بنا براین مسئول دبیرخانه نقش مهمی در یک سازمان داشته و اگر تعداد مکاتباتی که در شرکت یاسازمان زیاد باشد ،به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه‌های واردشده وارسال نامه‌های صادرشده خواهدبود.درنتیجه استفاده از نرم‌افزار  دبیرخانه می تواند باعث صرفه جویی در زمان و افزایش سرعت و راندمان کاری افراد در داخل سازمان‌ها شود.
با استفاده از این نرم‌افزار  یک یا چند تیم کاری اداری می‌توانند اطلاعات نامه‌های وارد شده یا صادره سازمان را در دفاتر الکترونیک ثبت کرده و آنها را توسط اتوماسیون اداری در کارتابل های مخصوص به گردش درآورند.سطح دسترسی افراد مختلف بر اساس سطح محرمانه بودن آنها نیز می‌تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید به آن توجه نمود.عدم نیازبه دفاتر اندیکارتور چاپ شده ،عدم نیاز به دفاتر اندکس، عدم نیاز به دفتر ارسال مرسوالت، ارسال نامه ها وثبت ساده نامه‌های واردشده و صادره ازجمله ویژگی‌های بارز نرم‌افزار  دبیرخانه است.

برخی از ویژگی های برجسته سامانه اتوماسیون اداری و دبیرخانه سروش:

• تعریف چارت سازمانی بصورت نمودار درختی

• امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس ایشان و نمونه امضاء برای آنها

• امکان پیوست تصاویر به پرونده پرسنل

• امکان گزارش‌گیری و چاپ مشخصات پرونده پرسنل

• امکان تعریف تعداد نامحدود کاربر دبیرخانه

• امکان مشخص کردن دسترسی کاربر دبیرخانه به نامه های واحدهای مختلف

• امکان اعطای دسترسی کاربر دبیرخانه به بایگانی‌های دبیرخانه

• امکان غیرفعال کردن وضعیت کاربران جهت عدم ورود به نرم افزار

• ثبت انواع نامه (داخلی، وارده، صادره)

• امکان تایپ نامه های داخلی و صادره در محیط ادیتور متن

• امکان درج امضای تعریف شده کاربران روی نامه‌ها

• امکان تعریف الگوها و سربرگ های سازمان

• امکان اِعمال سطح دسترسی به فایل های الگو و سربرگ های تعریف شده (عمومی یا اختصاصی)

• امکان تنظیم عنوان واحد، موارد پاورقی و تنظیم لوگو جهت چاپ درنامه هاو گزارشات

• امکان تعیین الگوی شماره نامه ها به تفکیک هر نوع نامه

• امکان ارسال پیام بین کاربران

• امکان ارسال فایل ها و تصاویر ضمیمه شده به نامه

• ایجاد کارتابل اختصاصی برای هر کاربر

• وجود قابلیت بایگانی در کارتابل شخصی، مربوط به نامه‌ها یا اقدام شده برای هر کاربر

• امکان پیگیری ارجاعات صورت گرفته روی نامه‌ها

• گردش الکترونیکی مکاتبات

• مشاهده و تهیه گزارش از گردش نامه‌ها

• امکان تایید و یا عدم تایید نامه‌ها توسط واحد دبیرخانه

• امکان تایید و عدم تایید نامه‌ها توسط تایید کننده و امضا کنندگان نامه

• امکان مدیریت سطح دسترسی کاربران توسط مدیر سیستم

• امکان تعریف ارجاعات مجاز برای هر کاربر جهت مدیریت ارتباطات سازمانی

• امکان پیوست انواع ضمائم (اعم از تصویر و فایل) به نامه‌ها بصورت نامحدود

• امکان ذخیره تصاویر و فایل‌های پیوست شده به نامه‌ها در کامپیوتر کاربران (درصورت داشتن سطح

• دسترسی لازم)

• امکان کپی و تکثیر کردن فایل‌ها و تصاویر پیوستی

• امکان تعریف کار پیگیری آن در سامانه

• امکان تعریف و درج مهرهای سازمان روی تصاویر اسکن شده در محیط نرم‌افزار

• امکان چاپ تصاویر اسکن شده در محیط نرم‌افزار

• امکان تعریف و نمایش فیلدهای شماره، تاریخ و اندیکاتور نامه برای مهرها

• امکان درج مهر روی فایل‌های پیوست شده به نامه‌ها

• امکان اِعمال سطح دسترسی به فایل‌های پیوست شده (عمومی یا اختصاصی)

• امکان ویرایش، توقف گردش و آرشیو و به گردش انداختن مجدد نامه

• امکان ثبت یادآوری برای خود و سایر کاربران

• امکان دسترسی به بایگانی شخصی افراد توسط مدیران

• امکان برچسب گذاری و بایگانی نامه‌ها بصورت گروهی

• تفکیک نامه های دارای برچسب (بایگانی) و فاقد برچسب

• امکان جستجو و فیلتر گذاری روی پوشه‌های بایگانی در کارتابل ها

• امکان تایپ نامه بصورت پیشنویس

• امکان ارجاع نامه بصورت سلسله مراتبی و نامحدود

• امکان رونوشت نامه به صورت نامحدود

• نمایش زمان مشاهده ارجاع توسط ارجاع گیرنده/رونوشت گیرنده

• امکان درج امضای دیجیتالی روی تصویر پاراف برای ارجاعات

• مکاتبات بین افراد سازمان براساس سِمت‌های سازمانی

• امکان اقدام و اتمام کارنامه‌ها بصورت تکی و گروهی

• امکان مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه همراه با تاریخ و توضیحات مربوطه

• امکان مشاهده سوابق ارجاعات بصورت نمودار درختی و جدول

• امکان مشاهده سوابق مکاتبات قبلی مربوط به نامه

• امکان تعریف انواع پاراف‌های متنی بصورت نامحدود جهت سهولت کار در مکاتبات

• دفتر تلفن جامع و بسیار کاربردی با امکان شخصی سازی گروه‌ها و به اشتراک گذاری مخاطبین و گروه‌های مخاطب بین کاربران

• امکان تعیین تعداد رکوردهای قابل نمایش در هر صفحه برای جداول

• امکان جستجوی پیشرفته نامه‌ها در سه سطح، براساس تمامی آیتم‌ها

• امکان جستجوی نامه ها با رعایت سطح دسترسی و محرمانگی نامه‌ها

• امکان مرتب سازی نحوه نمایشنامه‌ها بصورت دلخواه (برحسب تاریخ، شناسه نامه، اندیکاتور، تاریخ بایگانی، تاریخ اتمام کار و...)

• امکان شخصی سازی و تغییر ظاهر برنامه به سلیقه کاربر

• امکان پشتیبان گیری خودکار (اتوماتیک)

• امکان تعریف کاربران به تعداد نامحدود

• اطلاع ایجاد کننده / فرستنده نامه از اقدامات صورت گرفته روی نامه با استفاده از چرخه پیام سیستم