سامانه دبیرخانه آنلاین سروش

سامانه دبیرخانه آنلاین سروش

نرم افزار دبیرخانه چیست؟
اداره اموردفتری باتوجه به روشهای تدوین شده برعهده واحدسازمانی مشخصی است که گردش مکاتبات اداری راانجام میدهد.نرم افزاردبیرخانه کنترل کننده سیستم اموردفتری وگردش نامه های واردشده یاصادر شده به سازمان است.بااستفاده از این نرمافزار دراتوماسیون اداری ،شمامیتوانید درکوتاه ترین زمان ممکن بافرمت نامه که درنرمافزار تعریف شده است،نامه های اداری سازمان خود را آماده وچاپ کنید.علاوه براین امکان جستجو در بین نامه های صادرشده درآن نیز وجود داشته که با سهولت و در کمترین زمان انجام میشود.ازدیگر قابلیتهای این نرمافزار میتوان به امکان تعریف کاربران مختلف ،ثبت نامه های وارد شده و صادر شده سازمان به همراه پیوست تصویر نامه که به وسیله اسکنر نرمافزار الکترونیکی دبیرخانه صورت میگیرد، اشاره نمود. کارهایی نظیر ثبت نامه های واردشده به سازمان یا خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور با ضمیمه شدن تصاویر آن و فایلهای مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطالعاتی سامانه نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ، ثبت ارجاعات نامه های دریافتی ، تعریف دفاتر اندیکاتور متفاوت نیز در این نرمافزار امکانپذیر است.همچنین امکان تعریف کاربران متعدد برای استفاده از این نرمافزار وجود دارد.
 

لزوم وجود نرم افزار دبیرخانه در سازمان ها:
یکی از واحدهای عملیاتی در شرکتها و سازمانهای بزرگ دبیرخانه است که میتواند یک حوزه و دفترکاری مستقل با چندکارمند ومدیر باشد.این بخش مهم مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارد شده یا صادرشده در سازمان را برعهده دارد که اینکار توسط مسئولین دفاتر انجام میشود .به عبارت دیگر دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی سازمان با مجموعه های خارج از آن است و وظیفه کنترل کیفیت محتوای نامه ها ، استفاده از سربرگ های مناسب ،شماره گذاری صحیح،شیوه های ارسال متناسب با مکاتبات ،کنترل امضای مجاز ورسیدن نامه ها به دستگیرندگان رابرعهده دارد. این واحد به ثبت و مدیریت مرسوالت در شرکتها و سازمانهای مختلف میپردازد و پاسخگوی ارباب رجوع با توجه به مکاتبات با سازمان داشته و درنهایت پیگیری نتیجه انجام کارها و ارسال پاسخ به سازمانها وافراد را درقالب نامه های صادرشده ،برعهده دارد. بنا براین مسئول دبیرخانه نقش مهمی در یک سازمان داشته و اگر تعداد مکاتباتی که در شرکت یاسازمان زیاد باشد ،به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های واردشده وارسال نامه های صادرشده خواهدبود.درنتیجه استفاده از نرمافزار دبیرخانه میتواند باعث صرفه جویی در زمان و افزایش سرعت راندمان کاری افراد در داخل سازمانها شود.بااستفاده از این نرمافزار یک یا چند تیم کاری اداری میتوانند اطلاعات نامه های وارد شده یا صادرشده سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک ثبت کرده و آنها را توسط اتوماسیون اداری در کارتابل های مخصوص به گردش درآورند.سطح دسترسی افراد مختلف بر اساس سطح محرمانه بودن آنها نیز میتواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید به آن توجه نمود.عدم نیازبه دفاتر اندیکارتور چاپ شده ،عدم نیاز به دفاتر اندکس،عدم نیاز به دفتر ارسال مرسوالت ،ارسال نامه ها وثبت ساده نامه های واردشده و صادرشده ازجمله ویژگیهای بارز نرمافزار دبیرخانه است.

برخی از ویژگی های برجسته سامانه اتوماسیون اداری و دبیرخانه سروش:

• تعریف چارت سازمانی بصورت نمودار درختی

• امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها

• امکان پیوست تصاویر به پرونده پرسنل

• امکان گزارشگیری و چاپ مشخصات پرونده پرسنل

• امکان تعریف تعداد نامحدود کاربر دبیرخانه

• امکان مشخص کردن دسترسی کاربر دبیرخانه به نامه های واحدهای مختلف

• امکان اعطای دسترسی کاربر دبیرخانه به بایگانی های دبیرخانه

• امکان غیرفعال کردن وضعیت کاربران جهت عدم ورود به نرم افزار

• ثبت انواع نامه (داخلی، وارده، صادره)

• امکان تایپ نامه های داخلی و صادره در محیط ادیتور متن

• امکان درج امضاء تعریف شده کاربران روی نامه ها

• امکان تعریف الگوها و سربرگ های سازمان

• امکان اِعمال سطح دسترسی به فایل های الگو و سربرگ های تعریف شده (عمومی یا اختصاصی)

• امکان تنظیم عنوان واحد، موارد پاورقی و تنظیم لوگو جهت چاپ درنامه هاو گزارشات

• امکان تعیین الگوی شماره نامه ها به تفکیک هر نوع نامه

• امکان ارسال پیام بین کاربران

• امکان ارسال فایل ها و تصاویر ضمیمه شده به نامه

• ایجاد کارتابل اختصاصی برای هر کاربر

• وجود قابلیت بایگانی در کارتابل شخصی، مربوط به نامه ها یا اقدام شده برای هر کاربر

• امکان پیگیری ارجاعات صورت گرفته روی نامه ها

• گردش الکترونیکی مکاتبات

• مشاهده و تهیه گزارش از گردش نامه

• امکان تایید و یا عدم تایید نامه ها توسط واحد دبیرخانه

• امکان تایید و عدم تایید نامه ها توسط تایید کننده و امضا کننده گان نامه

• امکان مدیریت سطح دسترسی کاربران توسط مدیر سیستم

• امکان تعریف ارجاعات مجاز برای هر کاربر جهت مدیریت ارتباطات سازمانی

• امکان پیوست انواع ضمائم (اعم از تصویر و فایل) به نامه ها بصورت نامحدود

• امکان ذخیره تصاویر وفایل های پیوست شده به نامه ها در کامپیوتر کاربران (درصورت داشتن سطح

• دسترسی لازم)

• امکان کپی و تکثیر کردن فایل ها و تصاویر پیوستی

• امکان تعریف کار پیگیری آن در سامانه

• امکان تعریف و درج مهرهای سازمان روی تصاویر اسکن شده در محیط نرم افزار

• امکان چاپ تصاویر اسکن شده در محیط نرم افزار

• امکان تعریف و نمایش فیلدهای شماره، تاریخ و اندیکاتور نامه برای مهرها

• امکان درج مهر روی فایل های پیوست شده به نامه ها

• امکان اِعمال سطح دسترسی به فایل های پیوست شده (عمومی یا اختصاصی)

• امکان ویرایش، توقف گردش و آرشیو و به گردش انداختن مجدد نامه

• امکان ثبت یادآوری برای خود و سایر کاربران

• امکان دسترسی به بایگانی شخصی افراد توسط مدیران

• امکان برچسب گذاری و بایگانی نامه ها بصورت گروهی

• تفکیک نامه های دارای برچسب (بایگانی) و فاقد برچسب

• امکان جستجو و فیلتر گذاری روی پوشه های بایگانی در کارتابل ها

• امکان تایپ نامه بصورت پیشنویس

• امکان ارجاع نامه بصورت سلسله مراتبی و نامحدود

• امکان رونوشت نامه به صورت نامحدود

• نمایش زمان مشاهده ارجاع توسط ارجاع گیرنده/رونوشت گیرنده

• امکان درج امضای دیجیتالی روی تصویر پاراف برای ارجاعات

• مکاتبات بین افراد سازمان براساسسِمت های سازمانی

• امکان اقدام و اتمام کارنامههابصورت تکی و گروهی

• امکان مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه همراه با تاریخ و توضیحات مربوطه

• امکان مشاهده سوابق ارجاعات بصورت نمودار درختی و جدول

• امکان مشاهده سوابق مکاتبات قبلی مربوط به نامه

• امکان تعریف انواع پاراف های متنی بصورت نامحدود جهت سهولت کار در مکاتبات

• دفتر تلفن جامع و بسیار کاربردی با امکان شخصی سازی گروه ها و به اشتراک گذاری مخاطبین و گروه های مخاطب بین کاربران

• امکان تعیین تعداد رکوردهای قابل نمایش در هر صفحه برای جداول

• امکان جستجوی پیشرفته نامه هادر سه سطح، براساس تمامی آیتم ها

• امکان جستجوی نامه ها با رعایت سطح دسترسی و محرمانگی نامه ها

• امکان مرتب سازی نحوه نمایشنامه هابصورت دلخواه (برحسب تاریخ، شناسه نامه، اندیکاتور، تاریخ بایگانی، تاریخ اتمام کار و...)

• امکان شخصی سازی و تغییر ظاهر برنامه به سلیقه کاربر

• امکان پشتیبان گیری خودکار (اتوماتیک)

• امکان تعریف کاربران به تعداد نامحدود

• اطلاع ایجاد کننده / فرستنده نامه از اقدامات صورت گرفته روی نامه با استفاده از چرخه پیام سیستم